在现在社会，制度起到的作用越来越大，制度对社会经济、科学技术、文化教育事业的发展，对社会公共秩序的维护，有着十分重要的作用。想必许多人都在为如何制定制度而烦恼吧，下面是泡面作文整理的文件资料归档管理制度（优秀8篇），希望能够给您提供一些帮助。
文件资料管理制度 篇一
为了更进一步规范公司的文件资料管理，完善公司文件资料的归档，实现公司全方位规范化管理的需要，特制定本制度。
一、公司文件、资料应归档的范围和归档分类
本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下：
1、行政类：本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要。公司各类证照。
2、经营业务类：公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。
3、人事类：劳动人事档案、劳动工资档案等。
4、财务类：各种财务票证、票据，财务审计档案，会计档案，统计资料等。
5、音像类：公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。
二、公司文件、资料归档的编制及编号
公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合：统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的大原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。
1、本公司所有应归档的文件、资料，一律以韶关市新江控股资产营运管理有限公司中的“韶新控”汉语拼音第—个字母， SxK冠以编号之首。
2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类，代码为： 1行政类； 2经营业务类； 3人事关类； 4财务类； 5音像类。
3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后，以百位数进行归编。
4、公司文件、资料的归档，应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级，“AA”代表重要级，“AAA”代表机密级。
“A”一般级文档包含：公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。
“AA”重要级文档包含：公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等，人事档案薪资性档案、劳动合同，技术资料，财务资料等。
“AAA”机密级文档：内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。
5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为： SxJKG-类别-发布年号-归档序号-受密级。
三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交
1、巳归档的公司文件、资料，由总经理办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据《文档》的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中：股东会、董事会、监事会专项《文档》由董事会秘书负责保管；人事专项《文档》由人力资源部负责保管；财务专项《文档》由财务会计部负责保管；其它《文档》均由总经办指定专人负责保管。
2、巳归档的公司文件、资料，由专管员负责填写《文档管理登记册》,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。
3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅申请单》。一般级公司文档，须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文档，须经各分公司总经理批准后方可调阅。机密级公司文档，须经控股公司总经理批准后方可调阅。
4、公司文件、资料档案跨公司调阅，须经控股公司总经理批准后方可调阅，并仅限于文档的查阅。
5、公司文件、资料档案移交时必须填写《文档移交清册》,《文档移交清册》一式三份，供移交双方、总经办留存。
四、公司文件、资料的归档保存期限
1、永久保存：本公司章程、股东名簿、股东会、董事会、监事会会议记要、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。
2、十五年保存：根据需要须保存的文档。财务审计档案，会计档案，统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。
3、五年保存：期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。
4、一年保存：部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的'文档。
五、公司文件、资料档案的销毁
1、原则上，应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。
2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请单》,并经相应批准人批准后，方可进行销毁。重要级以上文档，须经各分公司总经理批准后方可销毁。机密级公司文档，须经控股公司总经理批准后方可销毁。
3、销毁文档须由两人以上共同完成，并填写《文档销毁登记表》。
4、《文档销毁申请单》和《文档销毁登记表》各—式三份供申请部门、分公司、控股公司留存。
六、其它
本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善，过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司以及属下营运公司和涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。各关联公司可参照执行。
本制度自签发人签字日起生效执行。
文件资料归档管理制度 篇二
一、总则
第一条、为减少归档数量，提高办文速度和归档质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。
第二条、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。
二、收文的管理
第三条、公文的签收
1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。
第四条、公文的阅批与分转
1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。
3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。
第五条、文件的传阅与催办
1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2、阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。如有总经理“批示”、“拟办意见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。
3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4、文件阅完后应送交秘书，切忌横传。
5、行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放或分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得秘书同意予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。
三、文件借阅和清退
第六条、各部门有关人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门主管签写便条，对有密级的文件须秘书同意后方可借阅。
第七条、借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。
第八条、各部门应具体指定责任心强的主管负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
四、文件的立卷与归档
第九条、文件的归档范围
凡下列文件统一由行政秘书归档：
1、企业领导发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划、统计、季度、年度报表等。
2、各种专业例会记录。
3、企业召开重要会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等。
4、有保存价值的客户资料及处理结果。
5、企业日志和大事记。
第十条、立卷要求
1、文件的立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
五、文件的销毁
第十一条、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，秘书应定期清理造册并按行政有关规定，办理申请销毁手续。
六、附则
第十二条、本制度解释权归行政部。
第十三条、本制度自公布之日起执行。
文件的管理制度 篇三
机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件，机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。
一、办理程序
(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批，文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。
(二)按领导签批的范围进行传阅。
(三)需办理的，按局领导指示及时传阅有关科室办理。
(四)归档，交上级部门。
二、传阅
(一)传阅文件要严格履行登记手续，按照文件阅读范围进行传阅。
(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。
(三)对局领导阅后所作的批示，要及时通知有关科室办理，并做好机要文件管理，防止文件丢失。
三、保密
(一)机要人员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。
(二)对于机要文件，要单独存放，严加保管。
(三)借阅机密、秘密级文件，需经办公室主任批准；绝密级文件一般不外借，确需借阅，需经分管领导批准。
(四)各级领导要严格执行领导保密规定，不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。
(五)涉密文件，不得复制或摘抄。
四、归档
(一)传阅和办理完毕的文件，应及时清理收回，分类整理，持续整洁、清洁。
(二)凡参加会议带回或其他途径签收到的`涉密文件，应及时送交机要室登记归档。
(三)干部出差、调动工作或离退休时务必将自己使用或传阅的机要文件全部退回机要室。
(四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回。
文件的管理制度 篇四
为加强公司职代会文件材料的收集、整理、归档，确保各类文件材料的完整，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作业务建设规范》等有关规定，制定本规定。
一、归档范围
1.公司工会职代会、工会换届、办公会等会议的文件材料；
(1)通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录、简报及重要的照片、音像等文件材料；
(2)贺信、贺电、讨论没有通过的文件材料；
2.上级工委颁发的文件材料；
3.典型材料、代表发言、简报、会议记录；
4.原始记录；
5.公司工会的请示与上级工委的批复；
6.公司工会工作的总结、报告；
7.公司劳动模范、先进工作者等文件材料；
8.处理员工来信来访的文件材料；
9.上级工委与公司工会签署的目标考核责任书；
10.工会管理规章制度、实施计划、调研、报告、总结；
二、归档时间
1.文书档案每季度整理一次。
2.每年的2月底前，由工会专责整理后，移交公司档案室。
3.实物档案根据实际情况自收到实物之日起1个月内移交公司档案室。
三、归档要求
1.归档文件材料应完整、准确、系统，手续完备。
2.各种公文归档时，底稿应签发齐全，必须有相关公司领导签字、文件编号及用印。
3.归档的各种公文、统计年报等底稿及领导审改、阅批、签发，应一律使用碳塑墨水或蓝黑墨水的钢笔、黑色签字笔书写。禁止使用铅笔、圆珠笔、红墨水和纯蓝墨水笔。
4.归档的文件材料应字迹清晰、耐久，纸质应符合档案保存要求。
5.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件等合并一件装订。
6.归档文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。
7.归档的材料必须按规定的'格式逐件填写文件归档目录，所有目录需录入计算机，整理完毕后将纸质目录及电子目录一同移交公司档案室。
8.有关归档文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将归档人、审核人的姓名和时间填上，以示负责。备考表应放置盒内尾页。
9.归档文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应托裱，书写材料不符合要求或字迹已扩散的应复制并与原件一并归档。归档材料应使用不锈钢钉装订或三孔一线的方法装订。
10.荣誉档案、音像档案按照荣誉档案、音像档案归档要求执行。
11.归档文件移交时，必须将对应的电子文件一同移交。
12.归档时拟定移交清册，一式两份，分别在清册上签字或盖章。
文件的管理制度 篇五
办公室文件管理规定
第一条：文件是传达贯彻上级指示、精神，请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
第二条：文件实行统一管理；公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。
第三条：对文件中涉及公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。
第四条：办公室文件等级拟定为：机密文件、一般文件。机密文件打印由总经办指定负责人打印，机密文件只印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，阅完后由起草人收回归档。文件等级，由发文部门的主管领导根据文件内容确定。
第五条：发文的程序拟定为：拟搞、审核（文件审批表）、印发（总经办签章、印发）、签收（收文部门）、存档。
第六条：收文的。处理程序为：收文、分文、传送、归档。
第七条：各级领导对送来的文件要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，两天内批复。
第八条：各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。
第九条：公司所有发文，总经办应有存档，并将文件原稿（经审核稿）连同相关“附件”送总经办存档，有领导指示的，还应附批复件。
第十条：收文由总经办统一负责；总经办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送相关部门/领导阅批；阅批完毕后，由总经办转发、归档。第十一条：所有文件发放，一定要有登记、签收手续。
第十二条：如因需要，对一般文件的借阅，管理人必须让其登记并注明借阅时间、归还时间。
第十三条：作废文稿禁止随意扔弃，须回收做妥善销毁处理。
第十四条：文稿一经签发，即为定稿，未经签发人准许，不得擅自修改。
文件的管理制度 篇六
一、物业部服务中心管理员专职负责服务中心所有文件(通知、命令、公函、总结、报告、通报、会议记要等)及资料(技术图纸、手册、个人简历、员工档案、市府法规、车辆档案、户口档案等)的存档，收集和保管。
二、任何人借阅上述文件资料，须登记日期、用途、经手人及归还日期。
三、属机密文件的`要妥善保管，不准散播内容，不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印，不准带离办公室。
四、员工个人档案属秘密材料，他人无权翻阅，保管人员也不得将这些资料擅自给他人过目。
五、文件资料要进行合理归档，归档要注意整齐，归档前要先把资料分类，无论是按字母顺序，还是按内容，按时间等形式分类，其目的都是为了查找迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚标明。
六、要经常进行清理归档，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料要急时清理，无保存必要的材料，经物业部领导批准可做销毁处理。
文件管理制度 篇七
肿瘤医院送阅、传阅文件保密管理制度
1、呈送领导人指示的文件，应进行登记，领导人批示后，应退还办文部门，领导人之间不得横向传批文件，不应把批文直接交承办单位。
2、传阅文件一律采取直传方式，经管文件的人员应逐件登记送阅文人，阅后退回，要清点份数，阅文人之间不得横向传阅。
3、传阅文件一般每次不得超过两天，急件阅后即退，不得任意积压与延长时间。
4、传阅夹内的文件，不许随意抽取。若因工作需要，必须经收发人员同意，并办理借阅手续。不得擅自扩大文件的传阅范围。
5、文件阅毕后，必须签注姓名(全称)及时间。
6、传阅文件必须注意保存与爱护，不得污损或丢失。
7、凡发给领导干部私人圈阅的各类文件，在年终必须按规定清退。
文件资料归档管理制度 篇八
文件的归档、阅批、执行、催办工作是医院实施有效行政管理的重要途径，各级领导和部门必须执行如下规定：
1、由上级机关下发的各类行政、政工、医疗科研教学和后勤等方面的下行文件，都应由医院办公室签收登记，各职能部门和个人不能私自签收保存文件。
2、医院办公室主任负责对各类收文的审阅，并按文件性质送有关主管领导或部门传阅和执行。院级领导批阅一般文件不超过三天，重要文件立即批阅。
3、各职能部门对院领导批示文件应在规定时间抓好落实，落实后应将执行情况与原文件一并返回院办。
4、院办文秘人员负责对文件批转及执行过程中的督促、检查，有权对延误工作的部门提出批评。
5、执行文件批转过程中的签收、注销规定，对丢失文件、延误工作者应予批评，严重影响工作造成损失者向院领导提出处理意见。
6、各类文件在批转过程中必须使用规定的纸张和笔(钢笔、毛笔)书写，字迹要工整。
